Turbomilk

Мой опыт GTD. Опустошаем почтовый ящик при помощи GTDInbox

Автор: Егор Гилёв
1 февраля 2008

Проникнувшись идеями GTD полтора года назад, я обнаружил для себя, что эффективную систему самоорганизации по принципам GTD разумнее всего строить на основе почтового клиента. Просто потому, что львиная доля входящих материалов, требующих каких-то действий, приходит как раз по электронной почте. Если хранилище почты и система GTD действий разделены, приходится вручную переносить информацию из почтового ящика в список следующих действий. Проблема не только в том, что этот перенос требует усилий и занимает драгоценное время. Хуже другое: как и в случае с «бумажной» системой, сложно заставить себя фиксировать действительно все запланированные действия: «да это же и так понятно, зачем еще записывать?».

В ту пору (врочем, как и сейчас) я был счастливым пользователем Gmail, так что естественным путем недолгие поиски привели меня к замечательному дополнению Firefox под названием GTDInbox (тогда оно еще называлось GTDGmail).

После установки GTDInbox обработка входящего письма в моей системе происходила примерно так:

1. Бегло читаю письмо.
2. Это важная информация или мусор? Мусор — в мусорку.
3. Это требует каких-то действий? Если нет, при необходимости присваиваю письму метку проекта (например, P:Turbomilk-website) и жму кнопку «Archive».
4. Если письмо требует действий, которые займут меньше 2-х минут, проще всего сделать это прямо сейчас. После чего, разумеется, немедленно перенести письмо в архив (при необходимости присвоив метку проекта), чтобы не путалось под ногами.
5. Как же быть, если работа над письмом может занять больше 2-х минут? Мы не можем сделать это прямо сейчас — ведь еще предстоит разобрать остальные свежие письма. Нужно поставить какую-то метку, чтобы вспомнить об этом письме потом, в подходящий момент, а пока убрать его из «Входящих» долой, чтобы не мешалось. Вот тут и наступает время для волшебства GTDInbox. Присваиваю письму специальную метку S:Action, при необходимости — метку проекта, а главное — метку контекста (например, C:Call), после чего смело архивирую письмо — во «Входящих» оно больше не нужно.

Контексты — очень важная фишка в GTD, да и, пожалуй, в любой системе самоорганизации. Например, Глеб Архангельский в своей книге «Тайм-драйв» использует для контекстов греческое слово «кайрос» — удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела (в противовес к «хроносу» — линейному, измеримому времени).

Вот, например, мой набор контекстов-кайросов:

• Sketch — когда есть бумага, карандаш, и прилив вдохновения.
• CS — когда под рукой рабочее место с Adobe Creative Suite (CS) и большим монитором.
• Examine — когда под рукой интернет и рабочее место, оснащенное всем необходимым, чтобы пристально изучить некое веб-приложение, или, быть может, настольный программный продукт.
• Brain — когда ничего не мешает и есть достаточно времени и сил, чтобы проанализировать некие данные, привести их в систему и сделать правильные выводы.
• Text — когда ничего не мешает, есть достаточно времени и сил, а также подходящее настроение, чтобы написать что-нибудь (например, эту заметку).
• Read — когда нет других срочных дел, и настроение подходящее, чтобы почитать накопившиеся в очереди статьи.
• Talk — когда есть возможность обсудить какой-то вопрос с нужным человеком.
• Сall — когда удобно сделать телефонные звонки.
• Office — когда я в офисе.
• Home — когда я дома.
• Outdoor — когда есть возможность куда-то съездить, за пределами дома и офиса.
• Routine — все, что не улеглось в рамки других контекстов. Все, что не требует много сил и для чего нужен лишь ноутбук с интернетом (а он под рукой практически всегда).

Таким образом, GTDInbox помогает содержать Inbox в чистоте, и при этом не засорять голову всякими мелочами. Голова абсолютно свободна для творчества. Все, что требуется сделать, доступно одним кликом по соответствующему контексту. В самом деле, какой смысл вспоминать про действия, заняться которыми сей момент все равно невозможно? Продуманная система контекстов позволяет отсекать все лишнее и концентрироваться на том, что можно сделать здесь и сейчас.

В этой заметке я оставил за кадром много других интересных возможностей GTDInbox (кстати, сейчас создатель GTDInbox Энди Митчел готовит версию 2.0), не говоря уже о едва затронутых мною неизмеримых глыбах мудрости, содержащихся в книге Дэвида Аллена. Так что я еще раз горячо рекомендую прочитать эту книгу всем, кто хоть немного заинтересовался вышеописанными хитростями.

Продолжение следует…

Связанные записи: