Блог: статьи

Мой опыт GTD. Опустошаем почтовый ящик при помощи GTDInbox

Егор ГилёвАвтор: Егор Гилёв
1 февраля 2008

Проникнувшись идеями GTD полтора года назад, я обнаружил для себя, что эффективную систему самоорганизации по принципам GTD разумнее всего строить на основе почтового клиента. Просто потому, что львиная доля входящих материалов, требующих каких-то действий, приходит как раз по электронной почте. Если хранилище почты и система GTD действий разделены, приходится вручную переносить информацию из почтового ящика в список следующих действий. Проблема не только в том, что этот перенос требует усилий и занимает драгоценное время. Хуже другое: как и в случае с «бумажной» системой, сложно заставить себя фиксировать действительно все запланированные действия: «да это же и так понятно, зачем еще записывать?».

В ту пору (врочем, как и сейчас) я был счастливым пользователем Gmail, так что естественным путем недолгие поиски привели меня к замечательному дополнению Firefox под названием GTDInbox (тогда оно еще называлось GTDGmail).

После установки GTDInbox обработка входящего письма в моей системе происходила примерно так:

  1. Бегло читаю письмо.
  2. Это важная информация или мусор? Мусор — в мусорку.
  3. Это требует каких-то действий? Если нет, при необходимости присваиваю письму метку проекта (например, P:Turbomilk-website) и жму кнопку «Archive».
  4. Если письмо требует действий, которые займут меньше 2-х минут, проще всего сделать это прямо сейчас. После чего, разумеется, немедленно перенести письмо в архив (при необходимости присвоив метку проекта), чтобы не путалось под ногами.
  5. Как же быть, если работа над письмом может занять больше 2-х минут? Мы не можем сделать это прямо сейчас — ведь еще предстоит разобрать остальные свежие письма. Нужно поставить какую-то метку, чтобы вспомнить об этом письме потом, в подходящий момент, а пока убрать его из «Входящих» долой, чтобы не мешалось. Вот тут и наступает время для волшебства GTDInbox. Присваиваю письму специальную метку S:Action, при необходимости — метку проекта, а главное — метку контекста (например, C:Call), после чего смело архивирую письмо — во «Входящих» оно больше не нужно.

Контексты — очень важная фишка в GTD, да и, пожалуй, в любой системе самоорганизации. Например, Глеб Архангельский в своей книге «Тайм-драйв» использует для контекстов греческое слово «кайрос» — удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела (в противовес к «хроносу» — линейному, измеримому времени).

Вот, например, мой набор контекстов-кайросов:

  • Sketch — когда есть бумага, карандаш, и прилив вдохновения.
  • CS — когда под рукой рабочее место с Adobe Creative Suite (CS) и большим монитором.
  • Examine — когда под рукой интернет и рабочее место, оснащенное всем необходимым, чтобы пристально изучить некое веб-приложение, или, быть может, настольный программный продукт.
  • Brain — когда ничего не мешает и есть достаточно времени и сил, чтобы проанализировать некие данные, привести их в систему и сделать правильные выводы.
  • Text — когда ничего не мешает, есть достаточно времени и сил, а также подходящее настроение, чтобы написать что-нибудь (например, эту заметку).
  • Read — когда нет других срочных дел, и настроение подходящее, чтобы почитать накопившиеся в очереди статьи.
  • Talk — когда есть возможность обсудить какой-то вопрос с нужным человеком.
  • Сall — когда удобно сделать телефонные звонки.
  • Office — когда я в офисе.
  • Home — когда я дома.
  • Outdoor — когда есть возможность куда-то съездить, за пределами дома и офиса.
  • Routine — все, что не улеглось в рамки других контекстов. Все, что не требует много сил и для чего нужен лишь ноутбук с интернетом (а он под рукой практически всегда).

Таким образом, GTDInbox помогает содержать Inbox в чистоте, и при этом не засорять голову всякими мелочами. Голова абсолютно свободна для творчества. Все, что требуется сделать, доступно одним кликом по соответствующему контексту. В самом деле, какой смысл вспоминать про действия, заняться которыми сей момент все равно невозможно? Продуманная система контекстов позволяет отсекать все лишнее и концентрироваться на том, что можно сделать здесь и сейчас.

В этой заметке я оставил за кадром много других интересных возможностей GTDInbox (кстати, сейчас создатель GTDInbox Энди Митчел готовит версию 2.0), не говоря уже о едва затронутых мною неизмеримых глыбах мудрости, содержащихся в книге Дэвида Аллена. Так что я еще раз горячо рекомендую прочитать эту книгу всем, кто хоть немного заинтересовался вышеописанными хитростями.

Как привести дела в порядок

Продолжение следует…

Связанные записи

Условия использования

Данные материалы можно использовать в некоммерческих целях, с обязательным указанием автора.

Комментарии

прочитал. спасибо, полезная инфа

Ответить Анатолий Фролов, 4 февраля 2008

Егор, а как ты разбираешься с информацией появляющейся вне доступа компьютера и интернета?

Ответить Denis, 5 февраля 2008

Денис, вообще-то у меня так редко бывает. Конечно, это не совсем по GTD-шному, но в основном я использую систему для рабочих дел, а в «поле» я не работаю.

А если бы работал, то в чем проблема? В телефоне есть Gmail, послать себе письмо — легче легкого.

Ответить yegor, 8 февраля 2008

Егор, ясно. Все зависит от обаза жизни. В данном случае система ограничена доступом в интернет. Если ее использовать только для работы (и она связана с интернетом), то без проблем, если значительная часть офлайн, то уже сложнее.
Чем мне лично не нравится телефон – скорость ввода информации.

Ответить Denis, 9 февраля 2008

Круто я и не знал :) Спасибо большое тебе Егор.

Ответить Azazzelo, 9 февраля 2008

Спасибо за статьи по GTD. Заставили вновь задуматься об организации дел и прочитать GTD.

P.S. Также поставил для FireFox plugin который считает сколько времени и на каких сайтах вы проводите.
Разработчик тот-же что и GTDInbox: http://getmeetimer.com/

Ответить Моменты жизни одного человека, 12 февраля 2008

Егор подскажите, чем отличются статусы Action и Next Action

Ответить Юра, 6 мая 2008

И если не трудно, что за функция Preview

Ответить Юра, 6 мая 2008

Юра, Next Action — это то, что можно/нужно делать уже сейчас, ничего не дожидаясь. А вообще, хотел бы предостеречь от внедрения GTD без книги Аллена. Тогда и про Reviews будет все понятно. Статьи и софт не дают полной картины, как бы авторы не старались. Удачи!

Ответить yegor, 7 мая 2008

Спасибо Егор

Ответить Юра, 7 мая 2008

Напишите комментарий

Вы можете использовать ваш twitter или facebook. Для этого вам нужно будет авторизоваться на одном из этих сайтов, после чего вы сможете оставлять комментарии.

Connect with Facebook

Если у вас есть OpenID (например, myopenid.com), воспользуйтесь им для авторизации.

Авторизуйтесь при помощи аккаунта Турбомилк. Вы также можете зарегистрироваться на нашем сайте.

Закрыть